Từ tiểu ngạch lên chính ngạch: Hộ kinh doanh online cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Bước sang năm 2026, việc chuyển đổi từ kinh doanh tiểu ngạch sang nhập hàng chính ngạch đã trở thành lộ trình bắt buộc đối với mọi hộ kinh doanh online muốn phát triển bền vững và đưa sản phẩm lên các sàn TMĐT lớn như Shopee, Tik Tok Shop hay Lazada. Quy trình này không chỉ giúp minh bạch hóa nguồn gốc xuất xứ mà còn bảo vệ chủ hộ khỏi các rủi ro pháp lý và hậu kiểm thị trường. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về bộ hồ sơ và thủ tục pháp lý theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP để hộ kinh doanh thực hiện nhập hàng chính ngạch an toàn và hiệu quả.

1. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh

Để bắt đầu lộ trình nhập hàng chính ngạch, bước đầu tiên là hộ kinh doanh phải được cấp phép hoạt động chính thức để có tư cách pháp nhân thực hiện các giao dịch quốc tế.

Theo quy định mới, bộ hồ sơ bao gồm:

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh: Sử dụng Mẫu số 01 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Giấy tờ định danh: Bản sao hợp lệ CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu của chủ hộ hoặc các thành viên tham gia góp vốn.
Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp các thành viên gia đình cử một người làm đại diện hộ kinh doanh.
Chứng minh địa điểm kinh doanh: Hợp đồng thuê nhà, mượn nhà hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh.

Từ năm 2026, toàn bộ hồ sơ đăng ký đã được thực hiện trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Quốc gia để tiết kiệm thời gian và minh bạch hóa thủ tục.

2. Thủ tục Thuế và Hóa đơn điện tử

Khi thực hiện nhập hàng chính ngạch, việc quản trị hóa đơn đầu vào và đầu ra là yếu tố sống còn để đối phó với các đợt kiểm tra liên ngành.

Đăng ký mã số thuế (MST): Chủ hộ cần thực hiện ngay sau khi nhận được giấy phép kinh doanh.
Chữ ký số (Token): Đây là công cụ bắt buộc để ký số khi xuất hóa đơn điện tử và kê khai thuế trực tuyến.
Hóa đơn điện tử: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư mới nhất để xuất cho khách hàng khi bán ra.
Sổ sách kế toán: Đối với hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai, việc lập sổ sách theo dõi doanh thu và chi phí là bắt buộc để chứng minh chi phí hợp lệ khi nhập hàng chính ngạch.

3. Bộ hồ sơ hải quan khi thực hiện nhập hàng chính ngạch

Đây là giấy thông hành quan trọng nhất để hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam một cách hợp pháp. Một bộ hồ sơ chuẩn chỉnh bao gồm:

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Văn bản thỏa thuận mua bán với nhà cung cấp nước ngoài.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ thanh toán thể hiện rõ giá trị lô hàng.
Phiếu đóng gói (Packing List): Bản chi tiết kích thước, trọng lượng và quy cách đóng gói hàng hóa.
Vận đơn (Bill of Lading): Chứng từ xác nhận việc vận chuyển của hãng tàu hoặc đơn vị vận tải.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Chứng từ giúp hộ kinh doanh được hưởng các mức thuế suất ưu đãi đặc biệt nếu có.
Tờ khai hải quan: Chứng từ cuối cùng xác nhận hàng hóa đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và được thông quan hợp pháp.

4. Quản lý hàng hóa chuyên ngành và nhãn mác

Hàng hóa sau khi nhập hàng chính ngạch về Việt Nam phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về ghi nhãn và kiểm định chất lượng.

Giấy phép chuyên ngành: Tùy vào loại hàng (mỹ phẩm, đồ điện tử, thực phẩm) mà cần có giấy chứng nhận kiểm dịch hoặc kiểm tra chất lượng tương ứng.
Nhãn mác hàng hóa: Phải có nhãn phụ tiếng Việt ghi rõ tên hàng, xuất xứ và đơn vị chịu trách nhiệm nhập khẩu theo quy định.

Tóm tắt quy trình thực hiện cho hộ kinh doanh online năm 2026

Dưới đây là các bước thực tế mà một hộ kinh doanh cần thực hiện để chuyển đổi lên chính ngạch:

Bước 1: Đăng ký Hộ kinh doanh online trên Cổng Dịch vụ Công Quốc gia.
Bước 2: Đăng ký MST và thực hiện khai thuế tại cơ quan thuế quản lý.
Bước 3: Trang bị Chữ ký số và hệ thống Hóa đơn điện tử.
Bước 4: Ký kết hợp đồng ngoại thương và thực hiện nhập hàng chính ngạch thông qua các đơn vị Logistics chuyên nghiệp.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ chứng từ (Invoice, Tờ khai hải quan…) để phục vụ hậu kiểm.

SAFACO – Giải pháp ủy thác nhập hàng chính ngạch trọn gói

Việc chuyển đổi sang chính ngạch có thể gây lúng túng cho các hộ kinh doanh về mặt nghiệp vụ hải quan. SAFACO cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện từ khâu đăng ký pháp nhân đến thông quan hàng hóa:

Tư vấn thuế suất tối ưu: Giúp hộ kinh doanh tận dụng C/O để giảm chi phí thuế khi nhập hàng chính ngạch.
Xử lý hồ sơ chuyên ngành: Hỗ trợ công bố chất lượng và nhãn mác sản phẩm đúng quy định 2026.
Vận chuyển an toàn: Cam kết hàng về kho ổn định, đầy đủ tờ khai hải quan và hóa đơn VAT đầu vào.

Từ ngày 01/01/2026, các hộ kinh doanh bắt buộc phải chuyển sang phương pháp kê khai thuế. Do đó, việc có hóa đơn đầu vào thông qua nhập hàng chính ngạch là điều kiện tiên quyết để các chi phí kinh doanh được tính là hợp lý và hợp lệ.

Bạn có thể liên hệ qua: Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Chính Ngạch Trung Quốc SAFACO