Cách kiểm tra tờ khai hải quan khi vận chuyển Quảng Đông về Việt Nam để quản lý dòng hàng

Trong bức tranh giao thương Việt – Trung, Quảng Đông luôn được mệnh danh là đại công xưởng cung ứng nguồn hàng khổng lồ cho các doanh nghiệp nội địa. Tuy nhiên, tốc độ đưa hàng từ xưởng sản xuất về đến kho đích không chỉ phụ thuộc vào phương tiện vận tải, mà còn bị chi phối trực tiếp bởi tốc độ giải phóng hàng tại cửa khẩu. Thực tiễn cho thấy, rất nhiều lô hàng vận chuyển Quảng Đông bị ách tắc chỉ vì doanh nghiệp thụ động trong việc nắm bắt thông tin thông quan. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ kiểm tra tờ khai hải quan điện tử, giúp các nhà quản lý chuỗi cung ứng làm chủ hoàn toàn tiến độ dòng hàng và tối ưu hóa chi phí bến bãi.

Tầm quan trọng của việc tra cứu tờ khai đối với tuyến vận chuyển Quảng Đông

Tuyến mậu dịch từ các tổng kho tại Quảng Châu, Thâm Quyến (Quảng Đông) về Việt Nam thường có thời gian vận tải vật lý rất ngắn, chỉ mất từ 2 đến 4 ngày qua đường bộ cửa khẩu phía Bắc. Chính vì tốc độ luân chuyển cực nhanh này, nếu doanh nghiệp không chủ động theo dõi sát sao tình trạng tờ khai hải quan, rủi ro phát sinh chi phí lưu bãi (DEM/DET) hoặc kẹt xe tại bãi sang mạn là rất lớn.

Nghiệp vụ tra cứu thông tin tờ khai mang lại bốn giá trị cốt lõi cho nhà nhập khẩu. Thứ nhất, nó giúp bộ phận logistics chủ động điều phối phương tiện, sắp xếp kho bãi và lên kế hoạch nhân sự bốc xếp ngay khi biết chính xác thời điểm hàng hóa qua khu vực giám sát hải quan. Thứ hai, hệ thống cập nhật liên tục nghĩa vụ thuế, giúp phòng kế toán dự trù chính xác dòng tiền cần nộp, tránh tình trạng chậm thông quan do thiếu hụt tài chính.

Thứ ba, thông qua việc tra cứu, doanh nghiệp đánh giá được ngay mức độ rủi ro của lô hàng vận chuyển Quảng Đông dựa trên kết quả phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ), từ đó chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ bản cứng hoặc nhân sự phục vụ công tác kiểm hóa thực tế. Cuối cùng, thao tác này giúp phát hiện chớp nhoáng các điểm bất thường như sai lệch mã loại hình, sai thông tin định danh doanh nghiệp hay lỗi đồng bộ từ hệ thống VNACCS để có phương án can thiệp kịp thời.

Hướng dẫn nghiệp vụ tra cứu thông tin tờ khai hải quan trực tuyến

Để minh bạch hóa quá trình thông quan, Tổng cục Hải quan đã số hóa toàn bộ dữ liệu và cho phép doanh nghiệp tra cứu trạng thái tờ khai ngay trên Cổng thông tin điện tử. Quy trình này được thực hiện vô cùng đơn giản và bảo mật.

Người chịu trách nhiệm khai báo hoặc quản lý lô hàng chỉ cần truy cập trực tiếp vào trang chủ của Hải quan Việt Nam (địa chỉ: https://www.customs.gov.vn/ ) và tìm đến chuyên mục tra cứu thông tin tờ khai. Tại đây, hệ thống sẽ yêu cầu nhập ba trường dữ liệu định danh bắt buộc để đảm bảo tính bảo mật thương mại. Đầu tiên là số tờ khai hải quan gồm 11 chữ số đã được hệ thống VNACCS cấp phát. Tiếp theo là Mã số thuế của doanh nghiệp nhập khẩu. Cuối cùng là số Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người đại diện pháp luật (thông tin này phải khớp tuyệt đối với dữ liệu đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh).

Một điểm ưu việt của hệ thống hải quan điện tử hiện nay là tốc độ cập nhật dữ liệu. Với chu kỳ đồng bộ 15 phút một lần, hệ thống đảm bảo doanh nghiệp luôn nắm bắt được những biến động mới nhất của lô hàng vận chuyển Quảng Đông. Mọi diễn biến từ tên cơ quan hải quan tiếp nhận, kết quả phân luồng, danh tính công chức xử lý hồ sơ, cho đến thời điểm chính xác hàng hóa được cấp phép qua khu vực giám sát đều được hiển thị minh bạch.

Cách đọc hiểu dữ liệu tờ khai để quản trị rủi ro dòng hàng

Hoàn thành thao tác tra cứu mới chỉ là bước đầu, năng lực thực sự của một chuyên gia logistics nằm ở việc đọc hiểu và phân tích bộ dữ liệu mà hệ thống trả về. Khi giao diện tra cứu hiển thị, doanh nghiệp cần chú ý phân tách thành hai nhóm thông tin: Thông tin chung và Thông tin chi tiết.

Ở phần thông tin chung, các chỉ tiêu như Mã cơ quan hải quan, Mã loại hình (Ví dụ: A11 – Nhập kinh doanh tiêu dùng, hay A12 – Nhập kinh doanh sản xuất) sẽ xác định tính chất pháp lý của lô hàng. Đặc biệt, “Tên luồng” là dữ liệu sống còn. Nếu lô hàng vận chuyển Quảng Đông trả về kết quả Luồng Xanh, doanh nghiệp chỉ cần nộp thuế để kéo hàng về. Nếu là Luồng Vàng, nhân viên hiện trường phải lập tức mang hồ sơ giấy xuống chi cục để cán bộ kiểm tra. Trong trường hợp xấu nhất là Luồng Đỏ, doanh nghiệp phải chuẩn bị tâm lý và chi phí cho việc mở container kiểm tra thực tế hàng hóa. Các mốc thời gian như Ngày thông quan và Ngày qua khu vực giám sát chính là lệnh bài để điều xe tải vào cảng hoặc cửa khẩu nhận hàng.

Tiến sâu vào phần thông tin chi tiết, hệ thống sẽ bóc tách rõ ràng số tiền Thuế nhập khẩu và Thuế Giá trị gia tăng (VAT) phải nộp. Đồng thời, trạng thái xử lý tờ khai (đang kiểm tra, đã thông quan, hay đang chờ bổ sung chứng từ) cùng tên của công chức hải quan phụ trách sẽ được hiển thị rõ ràng. Dựa vào những dữ liệu này, nhà nhập khẩu có thể chủ động liên hệ trực tiếp với cán bộ xử lý để giải trình hồ sơ nếu có vướng mắc, rút ngắn tối đa thời gian hàng nằm chờ tại biên giới.

Kiểm soát trọn vẹn chuỗi cung ứng Quảng Đông – Việt Nam cùng SAFACO

Việc tra cứu tờ khai hải quan là thao tác bắt buộc, nhưng nếu doanh nghiệp phải liên tục tự F5 (làm mới) màn hình để ngóng chờ kết quả thì đó là sự thụ động trong quản trị chuỗi cung ứng. Để tối ưu hóa nguồn lực nội bộ, việc hợp tác với một đơn vị Forwarder chuyên nghiệp chuyên tuyến Trung – Việt là giải pháp chiến lược.

Với vị thế là chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực vận chuyển Quảng Đông về Việt Nam, SAFACO cung cấp giải pháp Ủy thác nhập khẩu và khai báo hải quan trọn gói. Chúng tôi không để khách hàng phải tự mình dò dẫm tra cứu thông tin. Hệ thống phần mềm quản lý của SAFACO sẽ tự động cập nhật trạng thái tờ khai, cảnh báo trước các rủi ro về mã HS, thuế suất và tỷ lệ phân luồng ngay từ khi hàng hóa chưa rời khỏi xưởng tại Quảng Châu hay Thâm Quyến. Đội ngũ chuyên gia hiện trường của chúng tôi luôn túc trực tại các cửa khẩu trọng điểm, sẵn sàng xử lý mượt mà mọi nghiệp vụ kiểm hóa, tham vấn giá, đảm bảo lô hàng thông quan thần tốc và giao tận tay doanh nghiệp đúng tiến độ cam kết.

Bạn có thể liên hệ qua: Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Chính Ngạch Trung Quốc SAFACO